Jedes Modul mit eigenem Wissen
- Jedes Modul legt seinen eigenen Wissensstand an.
- Ändert sich ein Preis, pflegst du ihn an mehreren Stellen. Bis dahin widersprechen sich die Antworten.
Wissensbasis als Company Brain
Das Gedächtnis deines Betriebs. Jede Antwort mit Quelle.
Preise, Abläufe, Normen, Kundenwissen und die Erfahrung deiner Leute an einer Stelle, geprüft und mit klaren Rechten. Dein Team fragt in normaler Sprache und bekommt die Antwort mit Quelle. Jede KI in deinem Betrieb greift auf dasselbe Wissen zu.
Einmal aufgebaut, danach von deinem Team gepflegt. Preis nach Umfang.
Das Company Brain
Ein Gedächtnis für den ganzen Betrieb.
Was heute über Laufwerke und Postfächer verstreut ist oder nur in einzelnen Köpfen steckt, liegt dann an einer Stelle. Jede Antwort nennt ihre Quelle, und jeder sieht nur, was er sehen darf. Die Beispiele sind erfunden, das Prinzip nicht.
Gespeist aus Laufwerken, Postfächern, CRM, ERP und Handbüchern
Bereich 01Produkte und Preise
Was drinsteckt
- Preislisten
- Datenblätter
- Konditionen
- Rabattregeln
Wer darauf zugreift
- Vertrieb
- Kundenservice
- Marketing
Beispielfrage
Was kosten 500 Stück von Artikel 4711 mit Sonderlackierung?
18,40 € je Stück aus der Staffel ab 250 Stück, dazu 2,10 € Aufschlag für die Sonderlackierung. Zusammen 10.250 € netto.
Quelle: Preisliste 2026, Seite 4
Bereich 02Abläufe und Anweisungen
Was drinsteckt
- Arbeitsanweisungen
- Checklisten
- Handbücher
- Prozessbeschreibungen
Wer darauf zugreift
- alle im Team
- vor allem neue Leute
Beispielfrage
Ein Kunde reklamiert eine Lieferung. Was ist zu tun?
Reklamation erfassen und dem Kunden binnen 24 Stunden bestätigen. Danach prüft die Qualität die Teile, und der Innendienst entscheidet über Ersatz oder Gutschrift.
Quelle: Verfahrensanweisung Reklamation, Stand März 2026
Bereich 03Qualität und Normen
Was drinsteckt
- Prüfpläne
- Normen
- Zertifikate
- Auditberichte
- regulatorische Vorgaben
Wer darauf zugreift
- Qualitätsmanagement
- Regulatory
- Produktion
Beispielfrage
Was muss bei Artikel 4711 vor der Auslieferung geprüft werden?
Maßprüfung an 5 Teilen je Charge und eine Sichtprüfung der Oberfläche. Beides kommt ins Prüfprotokoll.
Quelle: Prüfplan PP-12, Abschnitt 3
Bereich 04Kunden und Projekte
Was drinsteckt
- Angebote
- Aufträge
- Absprachen
- Gesprächsnotizen
Wer darauf zugreift
- Vertrieb
- Innendienst, je nach Rechten
Beispielfrage
Welche Lieferzeit haben wir mit Huber Metallbau vereinbart?
Zehn Arbeitstage ab Freigabe der Zeichnung. Eilaufträge gehen in fünf Tagen, gegen Aufpreis.
Quelle: CRM-Notiz zum Gespräch mit dem Einkauf
Bereich 05Produktion und Technik
Was drinsteckt
- Stücklisten
- Zeichnungen
- Maschinendaten
- Kapazitäten
Wer darauf zugreift
- Produktion
- Arbeitsvorbereitung
- Vertrieb bei der Machbarkeit
Beispielfrage
Schaffen wir 2.000 Stück von Artikel 4711 bis Ende Juni?
Linie 2 ist bis Mitte Juni ausgelastet. Machbar wird es mit einer Zusatzschicht oder auf Linie 3.
Quelle: Kapazitätsplanung, aktueller Stand
Bereich 06Erfahrung im Team
Was drinsteckt
- Sonderfälle
- Kniffe aus der Praxis
- Lösungen aus früheren Projekten
Wer darauf zugreift
- alle im Team
Beispielfrage
Wie verpacken wir Teile für den Seeversand, damit sie nicht rosten?
Doppelt in Folie, mit Trockenmittel im Karton. So haben wir es nach dem Rostschaden beim Auftrag nach Kanada gelöst, seitdem gilt dafür eine Checkliste.
Quelle: Lösungsnotiz Innendienst, geprüft von der Teamleitung
Die Chance
Was ein Company Brain im Alltag verändert
Was möglich wird
Antwort in Sekunden
Wer etwas wissen muss, fragt in normaler Sprache und hat die Antwort samt Quelle, ohne jemanden zu unterbrechen.
Neue Leute schneller im Job
Abläufe, Sonderfälle und Ansprechpartner findet jemand Neues selbst. Die Erfahrenen erklären nur noch, was wirklich Erfahrung braucht.
Wissen bleibt im Betrieb
Geht jemand in Pension oder wechselt, bleibt seine Erfahrung aufgeschrieben und geprüft da.
Jede KI mit demselben Stand
Angebotsassistent, Posteingang und Suche greifen auf dieselben geprüften Quellen zu. Keine KI rechnet mit einer alten Preisliste.
Was verloren geht, wenn alles bleibt, wie es ist
- Die Erfahrensten beantworten jeden Tag dieselben Fragen, statt ihre eigentliche Arbeit zu machen.
- Kunden bekommen je nach Ansprechpartner eine andere Auskunft.
- Neue Leute brauchen lange, bis sie ohne Rückfragen arbeiten.
- Mit jedem Abgang geht ein Stück Betrieb verloren, das nie jemand aufgeschrieben hat.
Das Problem
Gute KI‑Antworten brauchen gültige Quellen. Bei euch sind sie oft verteilt.
Ohne euer Wissen antwortet ein Assistent nur allgemein. Mit ungefiltertem Zugriff sähe dagegen jeder alles, auch was nicht für ihn bestimmt ist. Deshalb prüfen wir Quellen und Rechte gemeinsam.
Preise und Konditionen
Die Preisliste liegt in mehreren Fassungen auf dem Laufwerk. Welche gilt, weiß der Vertrieb.
Zusagen an Kunden
Sonderpreise, Liefertermine und Absprachen stehen in den Postfächern einzelner Leute.
Sonderfälle und Erfahrung
Wie man mit einem bestimmten Kunden oder einer Reklamation umgeht, weiß die Kollegin im Innendienst. Ist sie im Urlaub, wird herumgefragt.
Jedes Werkzeug fängt von vorn an
Copilot, einzelne ChatGPT-Konten, der Assistent im CRM. Jedes bekommt ein paar Dateien hochgeladen, keines kennt den aktuellen Stand.
Wo das Geld hingeht
Die Lizenz ist selten der große Posten.
Unternehmen nennen zuerst Daten und Anbindung als großen Kostenpunkt. Die Lizenz folgt weit dahinter.
- Daten aufbereiten50 %
- An bestehende Systeme anbinden41 %
- Lizenzen21 %
Bitkom, September 2026, Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland
Darum fange ich bei den Daten an, nicht bei der Lizenz.
Bei KI geht es nicht in erster Linie um das eingesetzte Modell. Daten aufbereiten, Systeme verbinden und Rechenkapazität bereitstellen erfordert den höchsten Aufwand.
Ablauf
So entsteht eure Wissensbasis
-
Bestandsaufnahme
Ich spreche mit den Leuten, die das Wissen haben, und sehe mir an, wo es liegt. Laufwerke, Postfächer, CRM, ERP, Handbücher und das, was bisher nur in Köpfen steckt und aufgeschrieben werden muss.
-
Ordnen und prüfen
In die Wissensbasis (eure Daten aus ERP, CRM und Ablage und das Know-how eurer Leute, geordnet an einer Stelle, damit KI zuverlässig damit arbeitet) kommt nur, was gilt. Veraltete Fassungen und Doppeltes bleiben draußen, Lücken schreibe ich auf. Was gilt, entscheidet jemand aus deinem Team, der sich damit auskennt.
-
Rechte festlegen
Wer darf was sehen? Ich gehe von den Rechten aus, die heute schon gelten, und lege mit dir fest, was in Antworten auftauchen darf. Gehaltsdaten bleiben bei der Buchhaltung, Kundenkonditionen beim Vertrieb.
-
Zugang für Menschen und Assistenten
Dein Team stellt Fragen in normaler Sprache und bekommt Antworten mit Angabe der Quelle. Über dieselbe Anbindung greifen später die Assistenten aus den Modulen zu.
-
Pflege
Wissen veraltet. Ich lege fest, wer welche Quelle aktuell hält, wie neue Dokumente dazukommen und wann geprüft wird. Die Übergabe mache ich mit den Leuten, die das später betreuen.
Ergebnis
Was du am Ende hast
Suche für dein Team
Frage in normaler Sprache, Antwort mit Quelle.
Quellenübersicht
Alle Wissensquellen, mit Stand und Zuständigen.
Geprüfter Bestand
Ohne alte Fassungen und doppelte Dokumente.
Deine Rechte
Von dir freigegeben, sie gelten bei jeder Frage.
Eine Anbindung
Jedes spätere Modul greift auf dasselbe Wissen zu.
Pflegeplan
Wer was aktuell hält, wie Neues dazukommt, wann geprüft wird.
Alles auf deinen Namen
Konten, Zugänge und Dokumentation.
- Umfang und Preis ansehen
Regeln
Was die Wissensbasis darf und was nicht
Was die Wissensbasis tut
- Sie liest aus den Quellen, die du freigegeben hast.
- Sie beantwortet Fragen und nennt zu jeder Antwort die Quelle.
- Sie zeigt jeder Person nur, was sie nach den festgelegten Rechten sehen darf.
- Sie sagt, wenn sie zu einer Frage keine Quelle gibt.
Was sie nie tut
- Sie ändert, verschiebt oder löscht nichts in deinen Quellen.
- Sie zeigt keine Inhalte an Personen ohne Berechtigung.
- Sie gibt keine Antwort ohne Quelle als Tatsache aus.
- Sie übernimmt keine ungeprüften Dokumente von selbst.
Was ein Mensch freigibt
- Welche Quellen angebunden werden.
- Welche Fassung eines Dokuments gilt.
- Wer welche Rechte bekommt.
- Neues Wissen, bevor es als geprüft gilt.
Eigentum und Speicherort
Dein Wissen gehört dir.
Konten auf deinen Namen
Alle Konten und Zugänge für deine Wissensbasis laufen auf deine Firma. Du bekommst die Dokumentation und kannst jederzeit ohne mich weitermachen.
Deine Daten bleiben in der EU
Standard sind Werkzeuge mit Rechenzentren in der EU. Ausnahmen nur mit deiner schriftlichen Freigabe. Mit jedem Anbieter gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf deinen Namen.
Kein Produkt als Voraussetzung
Welche Software deine Wissensbasis trägt, hängt davon ab, was du schon hast. Nach der Bestandsaufnahme lege ich dir die Varianten mit ihren laufenden Kosten vor.
Reihenfolge
Warum die Wissensbasis vor den Modulen kommt
Angebotsentwürfe brauchen aktuelle Preise, Antworten aus dem Posteingang brauchen freigegebene Auskünfte. Entscheidend ist, ob jedes Modul sein eigenes Wissen mitbringt oder alle auf dieselbe Quelle zugreifen.
Wissensbasis zuerst
- Die Quellen werden einmal gepflegt und mit Rechten versehen.
- Jedes weitere Modul greift auf denselben geprüften Stand zu und ist dadurch schneller und günstiger umgesetzt.
Nicht jeder Betrieb braucht die Wissensbasis als eigenes Projekt. Steckt das Wissen für ein einzelnes Modul in wenigen Dokumenten, reicht das Modul allein. Das steht dann so im Bericht zum KI‑Check.
Umfang
Was du bekommst und wovon der Preis abhängt
Wissensbasis
Das Wissen aus Laufwerken, Postfächern, CRM und Handbüchern wird geordnet, geprüft und mit Rechten versehen zugänglich gemacht. Jede Antwort mit Angabe der Quelle. Alle späteren Module greifen darauf zu.
Am Ende hast du
- Quellenübersicht mit Zuständigen
- Geprüfter Wissensbestand
- Freigegebene Rechte
- Suche mit Quellenangabe für dein Team
- Anbindung für alle späteren Module
- Pflegeplan, Übergabe und Dokumentation
Preis nach Umfang
Angebot nach der Bestandsaufnahme
Der Preis hängt davon ab, wie viele Quellen angebunden werden, wie viel geprüft werden muss und wie fein die Rechte sein müssen. Den Preis bekommst du vorher als schriftliches Angebot. Die laufenden Kosten für Speicher und KI‑Nutzung zahlst du direkt an die Anbieter, auf deine Konten.
Fragen
Fragen zur Wissensbasis
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib mir
Brauchen wir das wirklich zuerst?
Nicht immer. Wenn du ein einzelnes Modul willst und das Wissen dafür in wenigen Dokumenten steckt, baue ich nur das Modul. Sobald mehrere Bereiche auf dasselbe Wissen zugreifen sollen, kommt die Wissensbasis zuerst, sonst pflegst du dasselbe Wissen mehrfach. Welcher Fall bei dir vorliegt, steht nach dem KI‑Check im Bericht.
Was ist mit sensiblen Daten?
Personalakten, Gehälter oder Gesundheitsdaten binde ich nur an, wenn es einen klaren Zweck gibt, und dann nur mit Rechten, die sie auf die Berechtigten beschränken. Oft ist die beste Lösung, sie gar nicht anzubinden. Wo die Daten verarbeitet werden, steht vor dem Start schriftlich fest. Standard sind Rechenzentren in der EU, Ausnahmen nur mit deiner schriftlichen Freigabe.
Was, wenn wir SharePoint schon haben?
Dann baue ich darauf auf. SharePoint ist ein Ablageort. Die Wissensbasis ist die geprüfte Schicht darüber, mit Rechten und Quellenangabe. Wenn eure Ablage schon sauber geordnet ist, wird das Projekt kürzer und günstiger. Ob die Wissensbasis in deiner bestehenden Umgebung entsteht oder daneben, entscheidest du nach der Bestandsaufnahme.
Was kostet das laufend?
Für die Wissensbasis zahlst du an mich laufend nichts. Betreuung gibt es nur, wenn du sie willst, etwa über die Begleitung. Laufend fallen die Kosten der Werkzeuge an, also Speicher, Suche und die Nutzung der KI‑Modelle. Die zahlst du direkt an die Anbieter, auf deine Konten. Wie hoch sie sind, hängt von der Zahl der Nutzer und der Menge an Dokumenten ab. Du bekommst sie vor dem Start als Schätzung im Angebot.
Wer pflegt das?
Dein Team. Jede Quelle bekommt eine zuständige Person, meist die, die sie heute schon pflegt, etwa der Vertrieb die Preisliste. Neue Dokumente kommen über einen festen Weg dazu und werden freigegeben, bevor sie als geprüft gelten. Ich richte das ein und übergebe es. Wenn du willst, behalte ich es im Rahmen der Begleitung im Blick.
Wo liegt euer Wissen heute?
Schreib mir, wo bei euch Preise, Zusagen und Abläufe stehen und welche KI‑Werkzeuge ihr nutzt. Eine kurze Beschreibung genügt.