Kontakt Schnellcheck 5 Min.

KI in Verwaltung und Organisation

KI‑Regeln, die im Alltag helfen. Wissen, das dein Team mit Quelle findet.

Ich kläre mit euch, welche KI‑Werkzeuge für welche Daten infrage kommen. Anschließend ordnen wir Vorlagen und Abläufe und prüfen, welche Berichte sich vorbereiten lassen. Jede Antwort aus der Wissensbasis (eure Daten aus ERP, CRM und Ablage und das Know-how eurer Leute, geordnet an einer Stelle, damit KI zuverlässig damit arbeitet) verweist auf ihre Quelle.

Schnellcheck starten KI‑Check ansehen

Der Schnellcheck zeigt dir auch, ob Schatten-KI bei dir ein Thema ist, also KI‑Werkzeuge, die dein Team privat und ohne Regeln nutzt. Rund 5 Minuten, ohne E‑Mail.

Beispielrechnung Suchen, Vorlagen und Berichte
Personen im Büro
14
Stunden Suchen und Ablage pro Person und Woche
×
3
Stunden pro Woche
=
42
Arbeitswochen pro Jahr
×
44
Arbeitskosten pro Stunde (Lohn, Nebenkosten, Arbeitsplatz)
×
50 €
Realistische Entlastung
×
20 bis 40 %
Wert pro Jahr
=
18.500 bis 37.000 €

Das entspricht 0,2 bis 0,4 Vollzeitstellen, die ihr beim Wachsen nicht neu besetzen müsst.

Annahmen: 14 Personen, die je rund 3 Stunden pro Woche nach Vorlagen, Dokumenten und Antworten suchen oder Berichte zusammenstellen, 50 € Arbeitskosten pro Stunde (Lohn und Lohnnebenkosten 2025, aufgerundet für den Arbeitsplatz), 44 Arbeitswochen, 20 bis 40 % Entlastung, auf Hunderter gerundet. Eine Schätzung, kein Versprechen.

Frag das Büro

Das Büro weiß es. Mit Quelle und nach deinen Rechten.

Richtlinie, Belege, Berichte und Handbücher an einer Stelle. Wer fragt, bekommt die gültige Antwort mit Quelle, und nur das, was er sehen darf. Wähle eine Frage. Die Beispiele sind erfunden, das Prinzip nicht.

Frag das Büro

Antworten nur mit Quelle

DuDarf ich Kundendaten in ChatGPT kopieren?

Büro-Assistent

Nicht in ein privates Konto. Laut KI‑Richtlinie gehören Kundendaten nur in den freigegebenen Arbeitsbereich mit Firmenkonto. Dort bleiben sie in der EU.

Quelle: KI‑Richtlinie, Abschnitt 2, Stand Juli 2026

Gehört zu KI‑Regeln gegen Schatten-KI 

DuWelche Belege fehlen noch für September?

Büro-Assistent

Drei Belege fehlen:

  1. Tankrechnung vom 12. September
  2. Rechnung von Bürobedarf Maier über 214,90 €
  3. Hotelrechnung zur Messe in Wels

Quelle: Belegliste September, Buchhaltung

Gehört zu Belege und Berichte 

DuWie weit ist der Monatsbericht?

Büro-Assistent

Vier von fünf Teilen sind vorbereitet: Umsatz, Kosten, offene Posten und Liquidität. Zwei Abweichungen zum Vormonat sind markiert, mit einem Vorschlag zur Erklärung. Es fehlt nur noch die Freigabe der Geschäftsführung.

Quelle: ERP und Buchhaltung, Stand heute 7 Uhr

Gehört zu Belege und Berichte 

DuWie lege ich einen neuen Lieferanten an?

Büro-Assistent

In drei Schritten:

  1. Stammdatenblatt vom Lieferanten ausfüllen lassen
  2. UID-Nummer prüfen
  3. Im ERP unter Einkauf anlegen und von der Buchhaltung freigeben lassen

Quelle: Handbuch Einkauf, Abschnitt 2.3

Gehört zu Einarbeitung und Handbücher 

DuWo ist die aktuelle Reisekosten-Vorlage?

Büro-Assistent

Gültig ist die Fassung vom März 2026 auf dem Laufwerk Verwaltung. Zwei ältere Fassungen im Postfach sind als veraltet markiert.

Quelle: Laufwerk Verwaltung, Vorlagen, Reisekosten März 2026

Gehört zu Einarbeitung und Handbücher 

DuWas verdient die Kollegin im Einkauf?

Büro-Assistent

Darauf hast du keinen Zugriff. Gehaltsdaten sieht nach euren Rechten nur die Buchhaltung.

Quelle: Rechte in der Wissensbasis, freigegeben von der Geschäftsführung

Gehört zur Wissensbasis 

Frag zum Beispiel

Die Chance

Was sich in der Verwaltung verändert

22 % der Unternehmen, die KI nutzen, setzen sie im Wissensmanagement ein, ein Jahr davor waren es 11 %. In Controlling und Rechnungswesen sind es 25 % (Bitkom, September 2026).

Was möglich wird

  • KI mit klaren Regeln

    Freigegebene Werkzeuge mit Firmenkonto statt privater Konten, und jeder weiß, was hinein darf.

  • Der Monatsbericht steht früher

    Belege sind vorsortiert, die Zahlen vorbereitet. Geprüft und freigegeben wird bei euch.

  • Die richtige Vorlage auf Anhieb

    Wer fragt, bekommt die gültige Fassung mit Quelle, nicht die dritte Kopie vom Laufwerk.

  • Neue Leute schneller im Job

    Fragen zu Abläufen beantwortet der Assistent, die Erfahrenen werden seltener unterbrochen.

Was verloren geht, wenn alles bleibt, wie es ist

  • 29,1 % der Beschäftigten, die KI im Job nutzen, arbeiten mit Werkzeugen, die der Betrieb nicht bereitgestellt hat (IW Köln, 2026). Welche Daten dort landen, weiß niemand.
  • Die ersten Tage jedes Monats gehen für den Bericht drauf.
  • Die aktuelle Vorlage liegt irgendwo. Gesucht wird jeden Tag, gezählt nie.
  • Die Erfahrensten beantworten Fragen, statt ihre eigentliche Arbeit zu machen.

Vorher und nachher

Zwei Vorgänge aus dem Büroalltag

Die Zeiten sind Richtwerte als Spannen, keine Messung bei einem Kunden. Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und entscheidet. Über ein Jahr rechne ich nur mit 20 bis 40 % weniger Zeit, weil nicht jeder Vorgang so glatt durchläuft.

Der Monatsbericht für die Geschäftsführung

Umsatz, Kosten, offene Posten und ein paar Kennzahlen, einmal im Monat auf zwei Seiten.

Heute3,5 bis 7,5 Std.

Mit KI1,5 bis 3 Std.

Je Vorgang 2 bis 4,5 Stunden weniger

Die Schritte im Einzelnen

Heute

  1. Belege zuordnen, fehlende nachfordern1 bis 2 Std.
  2. Zahlen aus Buchhaltung, ERP und CRM exportieren30 bis 60 Min.
  3. In Excel zusammenführen und abgleichen1 bis 2 Std.
  4. Abweichungen zum Vormonat suchen und erklären30 bis 90 Min.
  5. Bericht formatieren und kommentieren30 bis 60 Min.

Mit KI

  1. KI hat die Belege vorsortiert und listet, was fehlt, du forderst nach20 bis 40 Min.
  2. Zahlen laufen automatisch in die Vorlage, du prüfst die Summen20 bis 40 Min.
  3. KI markiert Abweichungen und schlägt Erklärungen vor, du prüfst30 bis 60 Min.
  4. KI entwirft den Kommentar, du passt an und gibst frei20 bis 40 Min.

Eine Frage, die jemand Neues stellt

Jemand Neues im Team will wissen, wie eine Gutschrift angelegt wird und wer sie freigibt. Ohne Assistent sind dafür oft zwei Leute beschäftigt.

Heute25 bis 60 Min.

Mit KI4 bis 20 Min.

Je Vorgang 21 bis 40 Minuten weniger

Die Schritte im Einzelnen

Heute

  1. Selbst in Laufwerk und Postfach suchen10 bis 20 Min.
  2. Eine Kollegin fragen, die gerade in etwas anderem steckt5 bis 15 Min.
  3. Sie sucht das Handbuch oder erklärt es aus dem Kopf5 bis 15 Min.
  4. Unsicher, ob das noch aktuell ist, also noch einmal nachfragen5 bis 10 Min.

Mit KI

  1. Frage an den Assistenten stellen1 bis 2 Min.
  2. Antwort mit Schritten lesen und an der verlinkten Quelle im Handbuch gegenprüfen3 bis 8 Min.
  3. Nur bei Unklarheit gezielt nachfragen, mit der Quelle als Bezug0 bis 10 Min.

Die wichtigsten Antworten stecken oft in zwei, drei Köpfen.

Dominik Pascal Eggstein Inhaber von EXsteinAI Buchhaltung ist nicht mein Beruf. Aber wer im Vertrieb arbeitet, merkt jeden Tag, wo Wissen fehlt: die aktuelle Preisliste, der letzte Stand beim Kunden. Deshalb fange ich bei Regeln und Wissen an, bevor irgendein Assistent gebaut wird.

Module

Drei Module, mit denen die meisten anfangen

Wenn bei euch noch nicht geregelt ist, welche KI erlaubt ist, fang mit den Regeln an. Es ist das kleinste Modul. Es sind die häufigsten Einstiege, keine vollständige Liste.

01

KI‑Regeln gegen Schatten-KI

Klärt, welche KI bei euch schon genutzt wird, legt freigegebene Werkzeuge und eine kurze Richtlinie fest und schult das Team.

Am Ende hast du

  • eine Bestandsaufnahme, welche KI‑Werkzeuge im Haus genutzt werden
  • eine kurze KI‑Richtlinie, die jeder im Team versteht
  • eine Liste freigegebener Werkzeuge mit Firmenkonten statt privater Konten
  • eine Schulung und die Dokumentation der Maßnahmen nach Art. 4 KI‑Verordnung

Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch

Modul anfragen
02

Belege und Berichte

Sortiert Belege vor und bereitet Monatsberichte automatisch vor, zum Prüfen und Freigeben.

Am Ende hast du

  • vorsortierte Belege und eine Liste, was fehlt
  • eine Berichtsvorlage, die sich jeden Monat mit den aktuellen Zahlen füllt
  • markierte Abweichungen zum Vormonat mit Erklärungsvorschlag

Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch

Modul anfragen
03

Einarbeitung und Handbücher

Gibt neuen Mitarbeitern einen Assistenten, der eure Handbücher und Abläufe kennt und mit Quelle antwortet.

Am Ende hast du

  • einen Assistenten für Fragen zu Abläufen, Vorlagen und Zuständigkeiten
  • Antworten mit Link zur Quelle im Handbuch
  • Rechte, damit jeder nur sieht, was er sehen darf
  • eine Liste der Fragen ohne gute Antwort, damit eure Handbücher besser werden

Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch

Modul anfragen

Was außerdem möglich ist

Die Module sind Einstiege, kein Katalog.

Dein Ablauf steht nicht dabei? Im KI‑Check prüfe ich alles, was bei euch Zeit kostet, auch wenn es hier nicht steht.

KI‑Check ansehen 
  • Eingangsrechnungen prüfen und zuordnen
  • Verträge und Fristen im Blick behalten
  • Besprechungsprotokolle schreiben
  • Reisekosten vorbereiten
  • Lieferantenangebote vergleichen
  • Bestellvorschläge für Material
  • Stellenanzeigen entwerfen
  • Checklisten für neue Leute
  • Dienst- und Urlaubspläne vorbereiten
  • Posteingang der Buchhaltung sortieren

Suche und Einarbeitung hängen an der Wissensbasis. Steht sie schon, geht jedes Modul schneller. Wissensbasis ansehen 

Anbindung

Deine Ablage bleibt, wo sie ist

Kein neues Ablagesystem, kein Umzug der Buchhaltung. Die KI liest aus den Systemen, die du schon hast, mit den Rechten, die dort gelten.

Ablage

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Google Drive
  • Laufwerke

Buchhaltung, ERP und Warenwirtschaft

  • BMD
  • Odoo
  • weclapp
  • Business Central
  • Sage

Postfach und Kalender

  • Outlook
  • Microsoft 365
  • Gmail

KI‑Werkzeuge, die ihr schon habt

  • Microsoft Copilot
  • ChatGPT
  • Claude
  • Langdock

Die Lizenzen, die ihr schon habt, prüfe ich zuerst, bevor etwas Neues dazukommt.

Regeln

Klare Grenzen, auch für die KI

Das übernimmt die KI

  • Belege vorsortieren und fehlende melden
  • Zahlen für den Monatsbericht zusammenführen und Abweichungen markieren
  • Fragen zu Abläufen und Vorlagen mit Quelle beantworten

Das macht die KI nie allein

  • keine Buchung, keine Zahlung, keine Rechnungsfreigabe
  • keine Auskunft aus Ordnern, die der Fragende nicht öffnen darf
  • keine Antwort ohne Quelle, und findet sie keine, sagt sie das

Das entscheidest du

  • welche KI‑Werkzeuge freigegeben sind
  • wer welche Dokumente sehen darf
  • was im Bericht steht und an wen er geht

Später kann die KI Routinen selbst anstoßen, etwa fehlende Belege beim Lieferanten anfordern oder veraltete Handbuchseiten melden. Jeden Schritt schaltest du einzeln frei, wenn er sich als Vorschlag bewährt hat.

Fragen

Fragen zu KI in Verwaltung und Organisation

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib mir 

Sollen wir KI nicht einfach verbieten?

Ein Verbot ist schnell ausgesprochen und schwer zu kontrollieren. Die Zahl vom IW Köln oben zeigt, dass viele schon heute Werkzeuge nutzen, die der Betrieb nicht bereitgestellt hat. Sinnvoller sind freigegebene Werkzeuge mit Firmenkonten und klare Regeln, welche Daten hinein dürfen und welche nicht.

Was verlangt die KI‑Verordnung von uns?

Art. 4 der EU‑KI‑Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Die Regelung wurde 2026 neu gefasst. Unternehmen sollen die KI‑Kompetenz ihrer Mitarbeitenden mit geeigneten Maßnahmen fördern. Welche Regeln, Schulungen und Dokumentationen in eurem Fall nötig sind, klärt ihr mit rechtlicher Beratung. Ich unterstütze euch bei der praktischen Umsetzung.

Unsere Ablage ist ein Durcheinander. Geht das trotzdem?

Dann fang bei der Wissensbasis an. Das Wissen deiner Firma an einer Stelle, durchsuchbar, mit Quellenangabe. Ohne diese Vorarbeit findet jeder Assistent irgendwann die veraltete Vorlage. Im KI‑Check sage ich dir, ob sich die Wissensbasis als eigenes Projekt bei dir lohnt oder ob ein einzelnes Modul reicht.

Sieht dann jeder alle Dokumente?

Nein. Die Rechte aus deiner Ablage gelten weiter. Wer einen Ordner heute nicht öffnen darf, bekommt auch vom Assistenten keine Antwort daraus.

Wie lange dauert es, und was kostet es laufend?

Das hängt vom Modul ab und davon, wie geordnet eure Ablage heute ist. Die KI‑Regeln sind das kleinste Modul und am schnellsten eingeführt. Einen Zeitplan bekommst du mit dem Angebot. Laufend zahlst du Lizenzen auf deinen Namen, die Summe nenne ich dir vor dem Start.

Gute Antworten brauchen Regeln und gepflegtes Wissen.

Im KI‑Check prüfe ich eure vorhandenen Werkzeuge, die Wissensquellen und die Verwaltungsabläufe. Du erhältst priorisierte Vorschläge mit Rechenweg. Der Check kostet ab 1.400 €.

Diesen Bereich im KI‑Check prüfen Schnellcheck starten