KI sortiert euren Posteingang, holt Liefertermine und Preise aus dem ERP und legt Bestellungen aus PDFs vorbereitet an. Dein Team prüft, gibt frei und hat wieder Zeit für die Fälle, die Erfahrung brauchen.
BeispielrechnungAnfragen, Aufträge und Rückfragen im Innendienst
Stunden pro Woche im Team
60
Arbeitswochen pro Jahr
×
44
Arbeitskosten pro Stunde (Lohn, Nebenkosten, Arbeitsplatz)
×
50 €
Realistische Entlastung
×
20 bis 40 %
Wert pro Jahr
=
26.400 bis 52.800 €
Das entspricht 0,3 bis 0,6 Vollzeitstellen, die ihr beim Wachsen nicht neu besetzen müsst.
Annahmen: 6 Leute im Innendienst mit je 10 Stunden Routine pro Woche, 50 € Arbeitskosten pro Stunde (Lohn und Lohnnebenkosten 2025, aufgerundet für den Arbeitsplatz), 44 Arbeitswochen, 20 bis 40 % Entlastung, auf Hunderter gerundet. Eine Schätzung, kein Versprechen.
Der Posteingang
Ein Posteingang, der sich selbst sortiert.
Jede Mail bekommt ein Anliegen und eine Dringlichkeit. Routine liegt vorbereitet bereit, heikle Fälle landen sofort bei einem Menschen. Wähle eine Mail. Die Beispiele sind erfunden, das Prinzip nicht.
Posteingang Innendienst
5 neu
Wann kommt unsere Lieferung?
Von Metallbau Huber GmbH, 08:12 Uhr
Anliegen
Lieferstatus
Dringlichkeit
normal
Landet bei
Innendienst
Von der KI vorbereitet
Kunde und Auftrag 24-0815 im ERP gefunden
Versanddatum und Sendungsnummer gelesen
Antwort in eurem Ton entworfen
Antwortentwurf, wartet auf Freigabe
Guten Tag Herr Huber, Ihre Bestellung 24-0815 ist gestern verschickt worden und kommt voraussichtlich am Donnerstag bei Ihnen an. Die Sendungsnummer finden Sie unten.
72 % der Unternehmen, die KI nutzen, setzen sie bei Anfragen ein, kein Einsatzfeld ist häufiger (Bitkom, September 2026). Den Unterschied macht, ob die KI euer Wissen kennt oder nur freundlich formuliert.
Was möglich wird
Antwort am selben Tag
Fragen zu Lieferung, Preis und Status sind in Minuten beantwortet, mit Daten aus dem ERP.
Kein Abtippen mehr
Aufträge aus Mail und PDF liegen vorbereitet im ERP, Abweichungen sind markiert.
Wissen für alle
Vertretung und neue Leute finden Antworten mit Quelle, auch wenn die Erfahrenen im Urlaub sind.
Kein heikler Fall geht unter
Reklamationen und Großkunden landen sofort bei einem Menschen, statt zwischen Newslettern.
Was verloren geht, wenn alles bleibt, wie es ist
Kunden warten auf Antworten, die längst im ERP stehen.
Ein Zahlendreher beim Abtippen fällt erst auf, wenn die falsche Ware beim Kunden steht.
Sind die zwei Erfahrenen im Urlaub, stockt der ganze Innendienst.
Offene Stellen im Innendienst lassen sich immer schwerer besetzen.
Vorher und nachher
Vier Vorgänge, die jeden Tag vorkommen
Die Zeiten sind Richtwerte als Spannen, keine Messung bei einem Kunden. Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und schickt. Über ein Jahr rechne ich nur mit 20 bis 40 % weniger Zeit, weil nicht jeder Vorgang so glatt durchläuft.
Eine Rückfrage zur Lieferung
Ein Kunde fragt per Mail, wann seine Bestellung kommt, und will eine Position ergänzen.
Heute21 bis 50 Min.
Mit KI8 bis 24 Min.
Je Vorgang 13 bis 26 Minuten weniger
Die Schritte im Einzelnen
Heute
Mail finden, lesen, Kunden zuordnen3 bis 5 Min.
Auftrag im ERP suchen3 bis 5 Min.
Liefertermin bei Lager oder Einkauf erfragen5 bis 20 Min.
Antwort schreiben5 bis 10 Min.
Position im Auftrag nachtragen5 bis 10 Min.
Mit KI
KI ordnet Mail und Kunden zu und holt Auftrag und Liefertermin aus dem ERP1 bis 2 Min.
KI entwirft Antwort und Auftragsänderung1 bis 2 Min.
Fehlt der Termin im ERP, fragt jemand beim Lager nach2 bis 12 Min.
Antwort und Änderung prüfen, freigeben4 bis 8 Min.
Eine Bestellung als PDF
Ein Stammkunde schickt eine Bestellung mit zwölf Positionen als PDF im Anhang.
Heute20 bis 40 Min.
Mit KI8 bis 18 Min.
Je Vorgang 12 bis 22 Minuten weniger
Die Schritte im Einzelnen
Heute
Mail öffnen, PDF speichern1 bis 2 Min.
Kunden und Konditionen im ERP aufrufen2 bis 3 Min.
Positionen abtippen, Artikelnummern abgleichen10 bis 20 Min.
Lieferadresse und Wunschtermin prüfen2 bis 5 Min.
Auftragsbestätigung erstellen und senden5 bis 10 Min.
Mit KI
KI liest Mail und PDF und legt den Auftrag vorbereitet im ERP an1 bis 2 Min.
Markierte Abweichungen prüfen, Artikelnummern bei Bedarf korrigieren, dann freigeben5 bis 12 Min.
Auftragsbestätigung prüfen und senden2 bis 4 Min.
Eine technische Frage zu einem Artikel
Ein Kunde will wissen, ob ein Artikel zu seiner Anlage passt und welche Variante er braucht.
Heute18 bis 45 Min.
Mit KI6 bis 24 Min.
Je Vorgang 12 bis 21 Minuten weniger
Die Schritte im Einzelnen
Heute
Mail lesen, Kunden und Artikel zuordnen3 bis 5 Min.
Datenblatt und Katalog durchsuchen5 bis 15 Min.
Bei der Technik nachfragen und die Antwort einholen5 bis 15 Min.
Antwort schreiben5 bis 10 Min.
Mit KI
KI ordnet zu und findet die passenden Stellen in Datenblatt und Katalog1 bis 2 Min.
KI entwirft die Antwort mit Quelle1 bis 2 Min.
Du prüfst die Angaben an der Quelle3 bis 8 Min.
Nur wenn die Unterlagen nichts hergeben, fragst du bei der Technik nach0 bis 10 Min.
Freigeben und senden1 bis 2 Min.
Eine Retoure mit Fotos
Ein Kunde meldet einen beschädigten Artikel und schickt zwei Fotos mit.
Heute18 bis 38 Min.
Mit KI8 bis 17 Min.
Je Vorgang 10 bis 21 Minuten weniger
Die Schritte im Einzelnen
Heute
Mail und Fotos ansehen, Auftrag und Lieferung suchen5 bis 10 Min.
Prüfen, ob Frist und Bedingungen passen3 bis 8 Min.
Retoure im ERP anlegen, Rücksendeschein erstellen5 bis 10 Min.
Antwort schreiben, Ersatz oder Gutschrift ankündigen5 bis 10 Min.
Mit KI
KI ordnet Auftrag und Lieferung zu und prüft Frist und Bedingungen1 bis 2 Min.
Du siehst dir die Fotos an und entscheidest3 bis 6 Min.
KI legt die Retoure vorbereitet im ERP an, du prüfst2 bis 5 Min.
KI entwirft die Antwort mit Rücksendeschein, du gibst frei2 bis 4 Min.
Wie ich das kenne
Dein Team ist zu gut für Copy‑Paste‑Arbeit.
Dominik Pascal EggsteinInhaber von EXsteinAIIch komme aus Produktion und Vertrieb und habe jeden Tag mit dem Innendienst gearbeitet. Dort wird eingelöst, was der Vertrieb verspricht, und genau dort geht die meiste Zeit fürs Abtippen, Weiterleiten und Nachfragen drauf.
Module
Drei Module, mit denen die meisten anfangen
Jedes Modul deckt einen abgegrenzten Ablauf ab. Du fängst dort an, wo bei euch die meisten Stunden liegen. Es sind die häufigsten Einstiege, keine vollständige Liste.
01
Posteingang mit Antwortentwürfen
Sortiert eingehende Mails nach Anliegen und Dringlichkeit und entwirft Antworten aus eurer Wissensbasis (eure Daten aus ERP, CRM und Ablage und das Know-how eurer Leute, geordnet an einer Stelle, damit KI zuverlässig damit arbeitet), die ein Mensch freigibt.
Am Ende hast du
ein Postfach, in dem jede Mail ein Anliegen und eine Dringlichkeit hat
Antwortentwürfe aus der Wissensbasis, aus Aufträgen und Lieferdaten
Regeln, welche Anliegen immer sofort bei einem Menschen landen
eine Übersicht, welche Anliegen wie oft kommen
Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch
Posteingang und Rückfragen-Assistent nutzen die Wissensbasis. Steht sie schon, geht jedes Modul schneller.Wissensbasis ansehen
Anbindung
Dein Postfach und dein ERP bleiben
Die KI arbeitet dort, wo dein Team schon arbeitet. Kein neues System, kein Umzug.
Postfach und Kalender
Outlook
Microsoft 365
Gmail
ERP und Warenwirtschaft
BMD
Odoo
weclapp
Business Central
Sage
CRM
HubSpot
Pipedrive
Salesforce
weclapp
Ablage
SharePoint
OneDrive
Google Drive
Laufwerke
Shop
Shopify
Ohne offene Schnittstelle geht es auch, dann über eine Liste zum Importieren. Was bei dir passt, kläre ich vor dem Start.
Regeln
Wo die KI aufhört
Das übernimmt die KI
Mails nach Anliegen und Dringlichkeit sortieren
Antworten und Aufträge aus euren Daten vorbereiten
Abweichungen markieren, statt zu raten
Das macht die KI nie allein
keine Antwort an Kunden ohne Freigabe
keine Zusage zu Lieferterminen, Gutschriften oder Kulanz
keine Stammdaten im ERP ändern
Das entscheidest du
welche Anliegen immer direkt zu einem Menschen gehen
Kulanz, Gutschriften und Sonderpreise
ob einfache Fälle später automatisch beantwortet werden
Später kann die KI einfache Fälle selbst abschließen, etwa eine Frage nach dem Lieferstand, wenn der Termin eindeutig im ERP steht. Das kommt erst, wenn die Entwürfe über Wochen ohne Korrektur durchgehen, und nur für Anliegen, die du freigibst.
Nein. Sie entwirft, ein Mensch liest und schickt. Wenn du später einzelne, eindeutige Fälle automatisch beantworten lassen willst, entscheidest du das Anliegen für Anliegen.
Unsere Kunden bestellen in zwanzig verschiedenen Formaten. Geht das trotzdem?
Dafür ist das Modul gebaut. Die KI liest PDFs, Mails und Tabellen, auch wenn jeder Kunde sein eigenes Formular hat. Was sie nicht sicher erkennt, markiert sie. Ich teste das vorher mit echten Bestellungen von dir.
Braucht unser ERP dafür eine Schnittstelle?
Es hilft, ist aber keine Bedingung. Ohne Schnittstelle landen die vorbereiteten Aufträge in einer Liste, die dein Team importiert oder übernimmt. Wie viel das bei dir spart, rechne ich dir vorher aus.
Was passiert mit Reklamationen und heiklen Fällen?
Die landen immer bei einem Menschen. Du legst fest, welche Anliegen das sind, zum Beispiel Reklamationen, Kündigungen oder alles von bestimmten Großkunden. Die KI erkennt und markiert sie, Zusagen macht sie keine.
Wie lange dauert es, und was kostet es laufend?
Die Dauer hängt vor allem an der Zahl der Sonderfälle und daran, wie schnell dein Team die ersten Entwürfe zurückmeldet. Einen Zeitplan bekommst du mit dem Angebot. Laufend zahlst du die Lizenzen der Werkzeuge auf deinen Namen, die Summe nenne ich dir vor dem Start.
Wie viel Zeit kostet euch der Posteingang?
Im KI‑Check sehe ich mir an, welche Anfragen und Bestellungen bei euch ankommen und was die KI davon vorbereiten kann. Ab 1.400 €, voll angerechnet, wenn du innerhalb von 60 Tagen ein Modul beauftragst.
