Kontakt Schnellcheck 5 Min.

KI im Vertrieb

Keine Anfrage bleibt liegen. Kein Kunde gerät aus dem Blick.

KI begleitet deinen ganzen Vertriebsweg. Sie ordnet eingehende Anfragen ein, prüft vorab, ob ein Auftrag machbar ist, bereitet Angebote und Gespräche vor und zeigt, welcher Bestandskunde bald wieder etwas braucht. Freigabe und Kundenkontakt bleiben bei euch.

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Beispielrechnung Anfragen, Angebote und Nachfassen
Stunden pro Woche im Team
50
Arbeitswochen pro Jahr
×
44
Arbeitskosten pro Stunde (Lohn, Nebenkosten, Arbeitsplatz)
×
50 €
Realistische Entlastung
×
20 bis 40 %
Wert pro Jahr
=
22.000 bis 44.000 €

Das entspricht einem Viertel bis einer halben Vollzeitstelle, die ihr beim Wachsen nicht neu besetzen müsst.

Annahmen: 5 Leute im Vertrieb mit je 10 Stunden Routine pro Woche, 50 € Arbeitskosten pro Stunde (Lohn und Lohnnebenkosten 2025, aufgerundet für den Arbeitsplatz), 44 Arbeitswochen, 20 bis 40 % Entlastung, auf Hunderter gerundet. Eine Schätzung, kein Versprechen.

Der Vertriebsweg

KI auf dem ganzen Weg. Von der ersten Anfrage bis zum Folgeauftrag.

KI im Vertrieb ist noch die Ausnahme. Dabei geht selten an einer Stelle viel Zeit verloren, sondern an vielen kleinen. Wähle eine Station und sieh, was sich mit KI verändert.

  • 14 %

    der Unternehmen, die KI nutzen, setzen sie im Vertrieb ein. Im Jahr davor waren es 5 %.

    Bitkom, September 2026. Befragung von Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland, Anteil unter den Unternehmen, die KI nutzen.

01Anfrage kommt an

Heute

Die Anfrage landet im Postfach, im Formular oder als Telefonnotiz. Wer zuständig ist, klärt sich nebenbei, und fehlende Angaben fallen erst beim Angebot auf.

Mit KI

Jede Anfrage wird sofort erfasst, auf Vollständigkeit geprüft und nach Passung und Auftragswert eingeordnet. Die zuständige Person bekommt sie mit einem Entwurf für die Eingangsbestätigung und die offenen Fragen.

Passendes Modul: Anfragen-Eingang

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02Machbarkeit prüfen

Heute

Ob Material, Maß oder Liefertermin gehen, klärt jemand per Mail mit Technik oder Produktion. Das dauert oft Tage, und der Kunde wartet.

Mit KI

Die KI gleicht die Anfrage mit Produktdaten, Datenblättern, Kapazitäten und früheren Aufträgen ab. Sie markiert, was passt, was abweicht und welche Frage an die Technik geht.

Passendes Modul: Machbarkeitsprüfung

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03Angebot erstellen

Heute

Jemand sucht ein ähnliches altes Angebot, übernimmt Positionen aus der Preisliste und schreibt den Text neu. So vergehen oft drei Tage.

Mit KI

Aus Anfrage, Preisliste und früheren Angeboten entsteht ein Entwurf in deiner Vorlage. Du prüfst Positionen, Preise und Rabatte und schickst ab.

Passendes Modul: Angebotsassistent

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04Nachfassen

Heute

Offene Angebote stehen im CRM, aber niemand geht sie regelmäßig durch. Nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt.

Mit KI

Jede Woche liegt eine Liste der offenen Angebote mit dem letzten Stand bereit, dazu Entwürfe für Nachfassmails im passenden Ton.

Passendes Modul: Nachfass-System

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05Gespräch und Abschluss

Heute

Vor dem Termin wird schnell gegoogelt, danach landet die Notiz im Notizbuch. Ins CRM kommt sie am Freitag, wenn überhaupt.

Mit KI

Vor jedem Termin gibt es ein Kurzprofil mit bisherigen Kontakten und offenen Punkten. Aus deiner Gesprächsnotiz wird ein CRM-Eintrag mit den nächsten Schritten.

Passendes Modul: Gesprächsvorbereitung und CRM-Pflege

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06Kunden halten

Heute

Bestandskunden melden sich, wenn sie etwas brauchen. Wer seit Monaten nichts bestellt hat, fällt erst auf, wenn er schon woanders kauft.

Mit KI

Die KI erkennt Muster in Bestellungen und Kontakten: wer bald nachbestellen müsste, wer seltener kauft und wem eine Ergänzung helfen würde. Dein Team bekommt einen Hinweis mit einem Vorschlag für die Ansprache.

Passendes Modul: Bestandskunden und Wiederkauf

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Die Chance

Was sich im Vertrieb verändert

Vertrieb besteht zu einem guten Teil aus Sortieren, Nachfragen, Schreiben und Pflegen. Genau das kann KI vorbereiten, damit deine Leute mehr Zeit beim Kunden haben.

Was möglich wird

  • Antwort am selben Tag

    Jede Anfrage ist sofort erfasst und eingeordnet. Wer zuerst antwortet, sitzt beim Auftrag oft vorne.

  • Angebote in Stunden statt Tagen

    Der Entwurf entsteht aus Preisliste und früheren Angeboten, dein Team prüft und schickt.

  • Kein Angebot geht verloren

    Jede Woche liegt die Liste der offenen Angebote bereit, mit Entwürfen fürs Nachfassen.

  • Bestandskunden im Blick

    Muster in Bestellungen zeigen, wer bald wieder etwas braucht.

Was verloren geht, wenn alles bleibt, wie es ist

  • Der Mitbewerber antwortet schneller und bekommt den Auftrag.
  • Offene Angebote gehen leise verloren, weil niemand nachfasst.
  • Wer vertritt, fängt im CRM bei null an.
  • Gute Vertriebsleute sind schwer zu finden. Die, die ihr habt, suchen und tippen, statt beim Kunden zu sein.

Vorher und nachher

Vier Abläufe aus der Vertriebswoche

Die Zeiten sind Richtwerte als Spannen, keine Messung bei einem Kunden. Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und entscheidet. Über ein Jahr rechne ich nur mit 20 bis 40 % weniger Zeit, weil nicht jeder Vorgang so glatt durchläuft.

Ein Angebot aus einer Anfrage

Eine Anfrage per Mail, Standardprodukte mit ein paar Sonderwünschen. Gezählt wird von der Anfrage bis zum Versand.

Heute55 bis 110 Min.

Mit KI26 bis 53 Min.

Je Vorgang 29 bis 57 Minuten weniger

Die Schritte im Einzelnen

Heute

  1. Anfrage lesen, offene Punkte klären10 bis 20 Min.
  2. Ein ähnliches altes Angebot suchen10 bis 20 Min.
  3. Positionen und Preise aus der Preisliste übernehmen15 bis 30 Min.
  4. Text schreiben und an den Kunden anpassen15 bis 30 Min.
  5. Im CRM eintragen, Wiedervorlage setzen5 bis 10 Min.

Mit KI

  1. KI liest die Anfrage und erstellt einen Entwurf aus Preisliste und früheren Angeboten2 bis 5 Min.
  2. Offene Punkte klären, die die KI markiert hat5 bis 10 Min.
  3. Du prüfst Positionen, Preise und Rabatte10 bis 20 Min.
  4. Du passt den Text an und gibst frei8 bis 15 Min.
  5. CRM-Eintrag und Wiedervorlage sind vorbereitet, du bestätigst1 bis 3 Min.

Nachfassen bei offenen Angeboten

Einmal pro Woche gehst du rund 15 offene Angebote durch und entscheidest, wer eine Nachricht bekommt.

Heute85 bis 155 Min.

Mit KI40 bis 70 Min.

Je Vorgang 45 bis 85 Minuten weniger

Die Schritte im Einzelnen

Heute

  1. Offene Angebote aus CRM oder Excel heraussuchen15 bis 30 Min.
  2. Je Angebot den letzten Stand in den Mails nachlesen30 bis 45 Min.
  3. Nachfassmails einzeln schreiben30 bis 60 Min.
  4. Wiedervorlagen neu setzen, CRM aktualisieren10 bis 20 Min.

Mit KI

  1. KI listet offene Angebote mit letztem Stand und markiert, wo Nachfassen fällig ist1 bis 2 Min.
  2. Du gehst die Liste durch und entscheidest, wer eine Mail bekommt10 bis 20 Min.
  3. KI entwirft die Nachfassmails im passenden Ton, du prüfst, passt an und schickst25 bis 40 Min.
  4. Wiedervorlagen und CRM-Einträge sind vorbereitet, du bestätigst4 bis 8 Min.

Bericht nach dem Kundentermin

Nach einem Besuch beim Kunden: Notizen ins CRM, Aufgaben verteilen, eine kurze Zusammenfassung an den Kunden.

Heute25 bis 45 Min.

Mit KI10 bis 20 Min.

Je Vorgang 15 bis 25 Minuten weniger

Die Schritte im Einzelnen

Heute

  1. Notizen vom Termin abtippen und ordnen10 bis 15 Min.
  2. Bericht ins CRM eintragen5 bis 10 Min.
  3. Aufgaben für Innendienst und Technik anlegen5 bis 10 Min.
  4. Zusammenfassung an den Kunden schreiben5 bis 10 Min.

Mit KI

  1. Du sprichst nach dem Termin eine kurze Sprachnotiz ein3 bis 5 Min.
  2. KI schreibt Bericht, CRM-Eintrag, Aufgaben und Kundenmail als Entwurf1 bis 2 Min.
  3. Du prüfst, ergänzt und gibst frei6 bis 13 Min.

Vorbereitung auf einen Kundentermin

Vor dem Termin mit einem Bestandskunden: Was hat er gekauft, was ist offen, was wurde zuletzt besprochen?

Heute35 bis 60 Min.

Mit KI14 bis 25 Min.

Je Vorgang 21 bis 35 Minuten weniger

Die Schritte im Einzelnen

Heute

  1. Bestellhistorie im ERP durchsehen10 bis 15 Min.
  2. Offene Angebote und Reklamationen suchen10 bis 15 Min.
  3. Letzte Mails und CRM-Notizen nachlesen10 bis 20 Min.
  4. Ziele für das Gespräch notieren5 bis 10 Min.

Mit KI

  1. KI fasst Bestellungen, offene Punkte und letzte Gespräche auf einer Seite zusammen1 bis 2 Min.
  2. Du liest das Briefing und prüfst die Zahlen8 bis 15 Min.
  3. Ziele für das Gespräch notieren5 bis 8 Min.

Ich baue heute die Systeme, die ich damals selbst gebraucht hätte.

Dominik Pascal Eggstein Inhaber von EXsteinAI Nach fünf Jahren in der Produktion bin ich in den technischen Vertrieb gewechselt, genau zwischen Werk und Kunde. Ob eine Anfrage machbar ist, habe ich mit der Produktion geklärt, per Mail und am Telefon, oft über Tage.

Module

Sechs Module, mit denen die meisten anfangen

Jedes Modul deckt einen Abschnitt des Weges ab. Du kannst mit einem anfangen und später erweitern. Es sind die häufigsten Einstiege, keine vollständige Liste.

01

Anfragen-Eingang

Erfasst Anfragen aus Postfach, Formular und Telefonnotiz, prüft sie auf Vollständigkeit und gibt sie eingeordnet an die richtige Person weiter.

Am Ende hast du

  • alle Anfragen an einer Stelle, mit Kunde, Bedarf und Frist
  • eine Einordnung nach Passung und Auftragswert, nach deinen Regeln
  • Entwürfe für Eingangsbestätigung und Rückfragen zu fehlenden Angaben
  • eine Erinnerung, wenn eine Anfrage liegen bleibt

Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch

Modul anfragen
02

Machbarkeitsprüfung

Gleicht Anfragen mit Produktdaten, technischen Unterlagen, Kapazitäten und früheren Aufträgen ab und bereitet die Klärung mit Technik oder Produktion vor.

Am Ende hast du

  • einen Abgleich jeder Anfrage mit euren Datenblättern und Spezifikationen
  • markierte Abweichungen und offene Punkte, jeweils mit Quelle
  • Hinweise auf ähnliche frühere Aufträge und wie sie gelöst wurden
  • eine vorbereitete Rückfrage an die Technik statt einer langen Mailkette

Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch

Modul anfragen
03

Angebotsassistent

Erstellt aus Anfrage, Preisliste und früheren Angeboten einen Angebotsentwurf, den du prüfst und abschickst.

Am Ende hast du

  • einen Assistenten, der deine Preisliste und deine besten Angebote kennt
  • Entwürfe in deiner Angebotsvorlage, mit Positionen und Preisen zum Prüfen
  • feste Regeln, welche Rabatte und Sonderwünsche immer bei dir landen
  • eine kurze Anleitung für dein Team und alle Zugänge auf deinen Namen

Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch

Modul anfragen
04

Nachfass-System

Erkennt offene Angebote und Anfragen, schlägt Nachfassmails im richtigen Ton vor und erinnert rechtzeitig.

Am Ende hast du

  • jede Woche eine Liste aller offenen Angebote mit dem letzten Stand
  • Entwürfe für Nachfassmails in deinem Ton, zum Prüfen und Senden
  • Erinnerungen, bevor ein Angebot kalt wird
  • Regeln, wann und wie oft nachgefasst wird

Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch

Modul anfragen
05

Gesprächs­vorbereitung und CRM-Pflege

Liefert vor jedem Termin ein Kurzprofil und macht aus deiner Gesprächsnotiz einen CRM-Eintrag mit nächsten Schritten.

Am Ende hast du

  • ein Kurzprofil vor jedem Termin mit Firma, bisherigen Kontakten und offenen Punkten
  • Gesprächsnotizen als fertige CRM-Einträge zum Bestätigen, auch aus einer Sprachnotiz
  • vorgeschlagene nächste Schritte mit Termin
  • ein CRM, in dem der letzte Stand steht, auch wenn jemand vertritt

Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch

Modul anfragen
06

Bestandskunden und Wiederkauf

Erkennt in Bestellungen und Kontakten, bei welchen Kunden sich ein Anruf lohnt, und schlägt Anlass und Ansprache vor.

Am Ende hast du

  • eine Liste der Kunden, die bald nachbestellen müssten
  • Hinweise auf Kunden, die seltener oder weniger kaufen als früher
  • Vorschläge für passende Ergänzungen, begründet mit bisherigen Bestellungen
  • Entwürfe für die Ansprache, die dein Team anpasst und schickt

Preis nach UmfangAngebot nach dem Check oder Erstgespräch

Modul anfragen

Was außerdem möglich ist

Die Module sind Einstiege, kein Katalog.

Dein Ablauf steht nicht dabei? Im KI‑Check prüfe ich alles, was bei euch Zeit kostet, auch wenn es hier nicht steht.

KI‑Check ansehen 
  • Ausschreibungen und Lastenhefte prüfen
  • Messekontakte nachbereiten
  • Preisänderungen begründen und ankündigen
  • Wettbewerb und Marktpreise beobachten
  • Kundenfeedback auswerten
  • Gesprächsnotizen auswerten
  • Vertriebsberichte und Prognosen vorbereiten
  • Produktvergleiche für Kunden
  • Angebote übersetzen
  • Leads nach Passung bewerten

Mit der Wissensbasis, euren Daten und dem Know-how eurer Leute an einer Stelle, liegen Preislisten und Kundenwissen schon bereit. Dadurch geht jedes Modul schneller. Wissensbasis ansehen 

Anbindung

Dein CRM bleibt

Die KI arbeitet mit dem, was du schon hast. Dein CRM, dein Postfach, deine Angebotsvorlage und eure technischen Unterlagen bleiben, ich binde sie an. Ersetzt wird nichts.

Postfach und Kalender

  • Outlook
  • Microsoft 365
  • Gmail

CRM

  • HubSpot
  • Pipedrive
  • Salesforce
  • weclapp

ERP und Warenwirtschaft

  • BMD
  • Odoo
  • weclapp
  • Business Central
  • Sage

Technische Unterlagen

  • Datenblätter
  • Zeichnungen
  • Stücklisten
  • Prüfberichte

Ablage

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Google Drive
  • Laufwerke

Dein System steht nicht dabei? Ob und wie es sich anbinden lässt, kläre ich vor dem Start.

Regeln

Was die KI im Vertrieb darf und was nicht

Das übernimmt die KI

  • Anfragen erfassen, prüfen und nach Passung sortieren
  • Angebots- und Nachfassentwürfe aus euren Daten erstellen
  • Gesprächsnotizen ins CRM übertragen

Das macht die KI nie allein

  • kein Angebot verschicken, das niemand freigegeben hat
  • keine Machbarkeit, Preise oder Lieferzeiten zusagen
  • keine Einträge im CRM löschen oder überschreiben

Das entscheidest du

  • welche Anfragen du annimmst
  • Preise, Rabatte und Konditionen
  • welche Daten die KI sehen darf, etwa Margen

Später kann die KI einzelne Schritte selbst erledigen, etwa eine freigegebene Standard-Nachfassmail senden. Welche das sind, entscheidest du einzeln, und erst, wenn die Vorschläge über Wochen gepasst haben.

Fragen

Fragen zu KI im Vertrieb

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib mir 

Schreibt die KI dann meine Angebote allein?

Nein. Sie schreibt Entwürfe. Du oder jemand aus deinem Team prüft Positionen, Preise und Text und schickt ab. Kein Angebot geht ohne Freigabe raus, das ist eine feste Regel im System und kein guter Vorsatz.

Kann die KI beurteilen, ob ein Auftrag machbar ist?

Sie prüft die Anfrage gegen eure Unterlagen: Datenblätter, Spezifikationen, Kapazitäten und frühere Aufträge. Was passt, was abweicht und was fehlt, markiert sie mit Quelle. Die Entscheidung trifft eure Technik oder Produktion, die KI spart ihr das Suchen.

Funktioniert das mit unserem CRM?

Mit den gängigen ja, etwa HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder weclapp. Arbeitet ihr mit Excel oder einem CRM ohne offene Schnittstelle, geht es trotzdem, dann mit einem Zwischenschritt. Das kläre ich, bevor du etwas beauftragst.

Was kostet das laufend?

Die Einrichtung eines Moduls rechne ich einmalig ab, den Preis bekommst du vorher als schriftliches Angebot. Laufend zahlst du die Lizenzen der Werkzeuge, direkt beim Anbieter und auf deinen Namen. Wie hoch sie sind, hängt von Werkzeug und Nutzerzahl ab. Ich nenne sie dir vor dem Start.

Wie lange, bis es läuft?

Das hängt vom Modul und von euren Daten ab. Liegen Preisliste, frühere Angebote und Kundendaten geordnet vor, geht es schnell. Von deinem Team brauche ich vor allem Rückmeldungen zu den ersten Entwürfen. Einen Zeitplan bekommst du mit dem Angebot. Nach der Einführung messen wir, was sich verändert hat, und stellen nach, wo es hakt.

Wo landen meine Kunden- und Preisdaten?

Deine Daten bleiben in der EU. Standard sind Werkzeuge mit Rechenzentren in der EU, Ausnahmen nur mit deiner schriftlichen Freigabe. Welche Daten die KI sehen darf, legst du vorher fest, zum Beispiel Preisliste und frühere Angebote ja, Einkaufspreise und Margen nur, wenn du das willst. Alle Konten und der Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Anbieter laufen auf deinen Namen.

Welche Vertriebsaufgabe lohnt sich für dich zuerst?

Im KI‑Check sehe ich mir deinen Vertrieb zusammen mit den anderen Bereichen an, von der Anfrage bis zum Stammkunden. Du bekommst je Vorschlag, was er im Jahr bringt, den Rechenweg dazu und eine Reihenfolge. Ab 1.400 €, voll angerechnet, wenn du innerhalb von 60 Tagen ein Modul beauftragst.

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