Künstliche Intelligenz im Tagesgeschäft
Weniger Handgriffe, mehr Zeit für das, was zählt
Der Aufwand, der euch am meisten kostet, steht in keiner Auswertung. Er verteilt sich über den Tag: zehn Minuten für eine Übertragung, zwanzig für einen Bericht, zwischendurch die dritte Nachfassmail in derselben Sache. Am Monatsende ist daraus eine ganze Arbeitswoche geworden, die niemand je gebucht hat.
Ich finde die Zeitfresser und baue Assistenten und Abläufe, die sie abschaffen. Nicht als Vorführung, sondern in deinem Betrieb, mit deinen Zugängen und deinen Daten. Wo es die Anforderung ist, läuft alles auf deinem eigenen Server. Danach arbeiten die Prozesse für dein Team, nicht umgekehrt.
Für wen das ist
- Du überlegst, wie du KI im Unternehmen sinnvoll einsetzt, statt zehn Werkzeuge zu bezahlen, die am Ende niemand nutzt
- In deinem Team gehen jede Woche Stunden für dieselben Handgriffe drauf
- Euer Wissen liegt in Köpfen, Ordnern und alten Mails, und jeder sucht woanders
- Du willst KI im Betrieb erlauben, vorher aber wissen, was der AI Act von dir verlangt
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01
Abläufe, die von selbst laufen
Anfrage kommt rein, Angebot geht raus, nach fünf Tagen fasst jemand nach, danach wandert alles in die Ablage. Ohne dass jemand daran denken muss. Gebaut mit n8n und an deine bestehenden Werkzeuge angebunden.
Wir nehmen einen Ablauf, der bei dir jede Woche läuft, und schreiben ihn zuerst auf: woher der Auslöser kommt, wer was macht, wo es liegen bleibt. Erst danach wird gebaut, und zwar nur der Teil, der wirklich wiederkehrt. Die Ausnahmen bleiben bei euch, weil ein Sonderfall im Ablauf mehr kostet, als er einspart. Am Anfang läuft jeder Durchgang noch über deine Freigabe, und die fällt erst weg, wenn zwei Wochen lang nichts danebengegangen ist.
Das steckt drin
- Ablaufaufnahme mit dir oder deinem Team, meist in einem Termin
- Aufbau in n8n, auf deinem Server oder in deiner Cloud
- Anbindung an das, was du schon nutzt: Postfach, CRM, Buchhaltung, Ablage
- Benachrichtigung bei Fehlern, damit ein stehengebliebener Lauf auffällt
Am Ende hast du Ein laufender Ablauf, dokumentiert, mit Zugängen auf deinen Namen
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02
Assistenten, die dein Geschäft kennen
Ein Assistent, der deine Fälle kennt, deine Sprache spricht und weiß, wo seine Grenzen sind. Er sagt, wenn er etwas nicht weiß, statt sich etwas auszudenken, und er nennt die Quelle zu jeder Antwort.
Ein Assistent ist so gut wie das, was er lesen darf. Am Anfang steht deshalb nicht das Modell, sondern die Auswahl: welche Angebote, welche Preise, welche Fälle darf er kennen und welche ausdrücklich nicht. Danach bekommt er Regeln für den Ton und für die Grenze, ab der er an einen Menschen abgibt. Getestet wird er an echten Fragen aus deinem Alltag, nicht an ausgedachten, denn erst dort zeigt sich, wo er danebenliegt.
Das steckt drin
- Auswahl und Aufbereitung der Unterlagen, auf die er zugreift
- Regeln für Ton, Zuständigkeit und die Fälle, in denen er abgibt
- Test an echten Fragen aus deinem Tagesgeschäft
- Zugang für dein Team, ohne dass jemand etwas installieren muss
Am Ende hast du Ein Assistent, der in deiner Sprache antwortet und die Quelle mitliefert
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03
Company Brain: euer Wissen an einer Stelle
Angebote, Projekte, Preise, Technik: das Wissen deiner Firma liegt meist in Köpfen, Ordnern und alten Mails. Wir bringen es an eine Stelle, durchsuchbar und mit Quellenangabe. Von dort aus bedient es später auch jeden Assistenten und jeden Ablauf.
Das Wissen liegt selten dort, wo jemand es sucht. Wir sammeln es ein, sortieren überholte Stände aus und legen fest, wer was sehen darf. Welcher Stand der gültige ist, entscheidet ihr, und genau das ist der aufwendige Teil.
Damit ist es mehr als eine Suche: die zentrale Stelle, an der alles andere andockt. Assistenten ziehen ihre Preise daraus, Abläufe holen sich dort die Textbausteine, und was später dazukommt, wird angebunden statt neu befüllt. Auch dein CRM oder n8n greifen über dieselbe Schnittstelle zu.
Das steckt drin
- Bestandsaufnahme: was liegt wo und in welchem Stand
- Aussortieren von Dubletten und überholten Fassungen
- Rechte je Bereich, damit nicht jeder alles sieht
- Durchsuchbar, mit Quellenangabe zu jeder Antwort
- Schnittstelle, über die Assistenten, Abläufe und Fremdsysteme zugreifen
- Ein Pflegeweg, damit neue Stände hineinkommen statt daneben zu liegen
Am Ende hast du Eine zentrale Wissensquelle, an die sich weitere Assistenten anbinden lassen
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04
Regeln und Schulung nach AI Act
Eine KI-Richtlinie, die zu deinem Betrieb passt, dazu die Schulung dazu. Damit KI nicht heimlich im Browser läuft, sondern dokumentiert, freigegeben und prüfbar.
Der AI Act verlangt von den meisten Betrieben keine Zertifizierung, sehr wohl aber Nachweise: wer nutzt welches Werkzeug wofür, und wer wurde geschult. Zuerst klären wir, was bei euch überhaupt schon läuft, auch das, was nie jemand freigegeben hat. Danach ordnen wir es nach Risikoklasse ein, mit Begründung, damit nicht der halbe Betrieb unter Regeln gestellt wird, die für ihn nie gedacht waren. Die Richtlinie schreibe ich in deiner Sprache, und die Schulung hält sie fest.
Das steckt drin
- Bestandsaufnahme der KI-Werkzeuge, die bei euch schon laufen
- Einordnung nach Risikoklasse, mit Begründung
- KI-Richtlinie in deiner Sprache, kein abgeschriebenes Muster
- Schulung für das Team, mit Teilnahmenachweis
Am Ende hast du Eine unterschriebene Richtlinie und ein Nachweis über die Schulung
Ist mein Unternehmen dafür nicht zu klein?
Bisher war noch keines zu klein. Entscheidend ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern ob es eine Aufgabe gibt, die jede Woche Zeit frisst. Bei fünf Leuten trifft der erste automatisierte Ablauf oft härter als im Konzern, weil dort niemand die Stunde übrig hat.
Typischer Stack
Genannt wird hier nur, was tatsächlich im Einsatz ist. Was in deinem Fall passt, entscheidet die Aufgabe, nicht die Liste.
Klingt nach deinem Thema?
Dann lass uns 30 Minuten reden. Danach weißt du, ob sich das für dich rechnet, und ich sage dir auch, wenn es das nicht tut.
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